Pravni rizik u HR dokumentaciji
Radni sporovi — nezakoniti otkaz, diskriminacija, sporovi o plaćama — često ovise o kronologiji dokumenata. Kada je disciplinsko upozorenje izdano? Je li postupak otpuštanja pokrenut prije ili nakon što je zaposlenik podnio pritužbu? Metapodaci HR softvera lako su manipulirani od strane administratora, dok su kvalificirani vremenski žigovi, koje izdaje neovisno, akreditirano tijelo, kriptografski nepatvorivi.
Žigosanje životnog ciklusa ugovora o radu
Cijeli životni ciklus ugovora koristi kvalificirano vremensko žigosanje: ponudbena pisma (koja dokazuju kada je ponuda dana i prihvaćena), ugovori o radu (koji fiksiraju dogovorene uvjete u trenutku potpisivanja), pisma o pregledu plaće (koja utvrđuju datum stupanja na snagu promjena plaće) te planovi poboljšanja učinka. Disciplinska pisma i obavijesti o prekidu radnog odnosa također su obuhvaćeni. Svaki žig pruža precizno vremensko sidro koje eliminira svaku nejasnoću o tome što je dogovoreno i kada.
Rad na daljinu i prekogranično zapošljavanje
Porast rada na daljinu učinio je prekogranično zapošljavanje uobičajenim. Zaposlenik koji živi u Poljskoj, a radi za francusku tvrtku, može imati ugovor koji podliježe zakonodavstvu obje jurisdikcije. U slučaju spora, i poljski i francuski sudovi mogu trebati ispitati iste dokumente. Kvalificirani eIDAS vremenski žigovi pravno su priznati u svim državama članicama EU-a, čime se osigurava ujednačena dokazna vrijednost neovisno o tome koji sud ih ispituje, što eliminira značajan faktor rizika u paneuropskim radnim odnosima.
Revizijski tragovi GDPR-a za HR podatke
Prema GDPR-u, zaposlenici imaju pravo pristupiti svojim osobnim podacima, ispraviti ih i zahtijevati njihovo brisanje. HR odjeli moraju moći dokazati kada su podaci prikupljeni, izmijenjeni i obrisani. Kvalificirani vremenski žigovi na događajima obrade podataka — početno prikupljanje, zapisi o pristanku, zahtjevi za pristup i potvrde brisanja — stvaraju provjerljivi GDPR revizijski trag koji tijela za zaštitu podataka očekuju tijekom istraga. U slučaju povrede podataka, vremenski žigovi na otkrivanju i rokovima obavještavanja ključni su za dokazivanje usklađenosti s obvezom izvještavanja u roku od 72 sata.