Obligations de responsabilité RGPD
En vertu de l'article 5(2) du RGPD, les responsables de traitement doivent démontrer la conformité aux principes de protection des données. Ce principe de responsabilité oblige les organisations à prouver non seulement ce qu'elles ont fait, mais quand elles l'ont fait. Quand le consentement a-t-il été recueilli ? Quand les données ont-elles été supprimées ? Quand une demande d'accès d'une personne concernée a-t-elle été satisfaite ? Sans preuves horodatées, ces questions deviennent difficiles à répondre lors des audits.
Horodater les enregistrements de consentement
Lorsqu'un utilisateur donne son consentement au traitement des données, l'horodatage immédiat de l'enregistrement de consentement crée une preuve irréfutable du moment où il a été obtenu. Si l'utilisateur conteste ultérieurement le moment, l'horodatage qualifié sert de preuve en faveur de l'organisation. C'est particulièrement important pour le consentement marketing sous la Directive ePrivacy, où la précision du moment peut faire la différence entre conformité et infraction.
Prouver la conformité de suppression
Lorsqu'une personne concernée demande l'effacement en vertu de l'article 17, l'organisation doit supprimer les données dans un délai raisonnable. L'horodatage de l'entrée de journal de suppression prouve exactement quand la suppression s'est produite. Cette preuve est cruciale lors des enquêtes des autorités de protection des données et peut prévenir des amendes significatives pouvant atteindre 4% du chiffre d'affaires mondial.
Intégrité de la piste d'audit
Les audits de conformité RGPD reposent sur les journaux de traitement. Si ces journaux peuvent être altérés, leur valeur probatoire est discutable. L'horodatage des entrées de journal avec un TSA qualifié rend la piste d'audit inviolable, donnant aux autorités de contrôle la confiance dans les affirmations de conformité de l'organisation. Une piste d'audit horodatée transformé la conformité de déclarative à vérifiable.